Разберите проверку, которую человек делает вручную
Ручная отправка отчёта даёт руководителю возможность проверить цифры перед тем, как их увидит команда. В учебном примере CRM он каждую пятницу открывает сводку, просматривает сделки и пересылает письмо коллегам. Продуктовая команда добавляет отправку по расписанию. Чтобы руководитель согласился её включить, ему нужно понять, что придёт адресатам без привычной проверки.
Эту часть работы легко упустить, если смотреть только на клики. День недели, получатели и кнопка сохранения образуют короткий путь настройки, но оставляют вопросы о периоде данных и содержимом письма. Онбординг должен дать человеку способ проверить будущую отправку и исправить настройки до запуска.
Начните с аудитории, у которой уже есть такая задача. Руководителю, повторяющему одну рассылку, можно предложить расписание в отчёте или после ручной отправки. У сотрудника, который никогда не рассылает сводки, этого повода пока нет. Также проверьте условия входа: отчёт содержит данные, роль позволяет отправлять письма, а человек знает получателей. Если подготовка не закончена, сначала помогите с ней.
Свяжите анонс с текущим отчётом
Предложение рядом с ручной отправкой может вести к настройке того же отчёта. В учебном интерфейсе заголовок «Отправляйте этот отчёт по расписанию» уточняет предмет, текст «Выберите день и получателей. Проверьте тестовое письмо до первой плановой отправки» объясняет следующий шаг, а кнопка «Настроить отправку» открывает форму.
Этого достаточно, чтобы человек решил, нужна ли ему функция сейчас. Подробности о составе письма и периоде данных пригодятся на следующем экране, когда он будет проверять настройки. Сохраните связь с исходным отчётом: пользователю не придётся заново искать сводку, ради которой он открыл форму.
Покажите письмо до включения расписания
В форме руководитель проверяет получателей и период данных, затем смотрит предпросмотр на текущих цифрах. Назовите точные даты ближайшего выпуска. Если в понедельник коллеги получат отчёт за прошлую неделю, покажите эту неделю рядом с правилом периода. Так человек сможет сопоставить настройку с тем, что он раньше выбирал вручную.
Тестовое письмо помогает проверить адрес, оформление и содержимое до запуска. После теста оставьте возможность исправить получателей или период и повторить проверку. Сам факт тестовой отправки не означает, что расписание включено: это отдельное действие, у которого должно быть подтверждённое сохранение.
Перерыв в настройке тоже требует понятного состояния. Руководителю могут позвонить после выбора адресатов; по возвращении он должен увидеть сохранённые значения и незаконченный шаг. Если продукт сохраняет только часть формы, покажите это явно. Иначе человек решит, что правило уже действует, или начнёт всю подготовку заново.
После сохранения назовите ближайшую отправку
В подтверждении соберите сведения, которые руководитель проверит перед выходом из CRM: кому придёт письмо, за какой период, когда состоится ближайшая отправка и где остановить расписание. Эти данные нужны и после повторного входа. Клик по переключателю не подтверждает сохранение, поэтому экран должен показывать состояние, которое продукт записал.
Первую плановую доставку отслеживайте отдельно от теста и включения правила. Подтверждение доставки означает, что письмо дошло в пределах того, что умеет подтвердить ваша система. Из него нельзя узнать, прочитали ли коллеги сводку или использовали ли цифры на встрече. Это другой вопрос о результате работы команды.
Если отправка не состоялась, объясните причину и дайте перейти к исправлению. Повторный анонс функции здесь помешает: руководитель уже настроил её и ждёт обещанного письма. Ему нужны состояние правила, сведения о неудачной попытке и возможность восстановить отправку.
Вернитесь к настройке после следующего рабочего цикла
После первого письма руководитель может обнаружить, что отчёт приходит раньше обновления данных или одному получателю нужен другой состав сводки. Оставьте доступ к правилу из самого отчёта, чтобы он мог поправить время, изменить адресатов и отправить новый тест. Помощь на этом этапе должна отвечать на возникший вопрос о настройке.
Следующая успешная плановая доставка подтверждает, что автоматизация продолжает работать. Для оценки пользы поговорите с теми, кто использует отчёт: какие цифры понадобились, чего не хватило, приходится ли руководителю пересылать исправленную версию вручную. Если команде нужен другой состав данных, дополнительная подсказка про расписание не решит её задачу.
Такую проверку стоит заложить в запуск функции вместе с анонсом. У продуктовой команды будут отдельные наблюдения: человек заинтересовался предложением, проверил письмо, включил правило, получил плановую доставку и смог использовать её в работе. По ним проще выбрать следующую правку, чем по общему числу кликов на новость о релизе.
